Emissão de notas fiscais em nome de terceiros em compras para condomínio

Em atenção aos questionamentos apresentados acerca das compras realizadas para o condomínio por meio da plataforma Mercado Livre, vimos prestar os devidos esclarecimentos.

Inicialmente, cumpre destacar que não há vedação legal ou normativa para que aquisições destinadas ao condomínio sejam realizadas em nome de seus representantes legais, tais como Síndico ou Subsíndico. O ponto essencial, sob o aspecto da gestão condominial, é a devida comprovação e transparência das despesas realizadas, mediante apresentação de documentos fiscais, comprovantes de pagamento e demais evidências que permitam a correta conferência pelos condôminos.

Esclarecemos ainda que as compras realizadas por meio do Mercado Livre, via de regra, são efetuadas pelo perfil da administradora, com o objetivo de otimizar os processos de acompanhamento de pedidos, controle de entregas, gestão de eventuais devoluções e organização das notas fiscais.

Quanto às aquisições eventualmente vinculadas ao CPF dos representantes (Síndico e/ou Subsíndico), informamos que se tratam de situações pontuais e emergenciais, nas quais se faz necessária a imediata aquisição de materiais ou insumos indispensáveis à manutenção e funcionamento do condomínio.

Importante ressaltar que, nos termos da legislação aplicável, em especial do Código Civil Brasileiro, é atribuição do Síndico diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns, bem como praticar os atos necessários à administração do condomínio, o que inclui a aquisição de materiais e a possibilidade de delegação de funções operacionais, visando maior eficiência na gestão do empreendimento.

Esclarecemos que não há implicação fiscal decorrente das referidas operações, tendo em vista que se tratam de compras de bens de consumo, nas quais não há retenção de tributos nas notas fiscais emitidas, não gerando, portanto, qualquer ônus fiscal adicional ao condomínio ou aos seus representantes.

Além dos fatos acima expostos, vale esclarecer que as contas do Residencial Saint Simon foram aprovadas pelos moradores em Assembleia Ordinária.

Att, Equipe Grupo Porto Padua Adm.

Prezados,

Em atenção aos esclarecimentos apresentados, cumpre registrar que os argumentos expostos não afastam a irregularidade da prática adotada quanto à emissão de notas fiscais em nome de pessoas físicas (síndico, subsíndico ou terceiros), quando as aquisições são realizadas em benefício direto do condomínio, o qual possui CNPJ ativo.

Ainda que não haja vedação expressa para a realização de compras por representantes em situações excepcionais, tal prática deve ser pontual, devidamente justificada e acompanhada da correta regularização documental, o que não se verifica nos casos apresentados.

A emissão de notas fiscais em nome de terceiros, de forma recorrente, compromete:

A transparência na prestação de contas;
A rastreabilidade das despesas;
A adequada vinculação jurídica e contábil dos bens adquiridos ao patrimônio do condomínio;
A segurança dos condôminos quanto à correta aplicação dos recursos.Destaca-se que a alegação de inexistência de implicação fiscal não afasta a necessidade de emissão correta dos documentos fiscais, uma vez que a questão central não se limita à tributação, mas sim à regularidade administrativa, contábil e à governança.

Adicionalmente, a aprovação de contas em assembleia não convalida eventuais irregularidades, sobretudo quando não há transparência plena ou quando os condôminos não dispõem de todos os documentos fiscais emitidos corretamente para análise.

Entendemos sua insatisfação, porém reitero que as contas foram aprovadas pela assembleia. Esperamos ter auxiliado. Obrigado.

as contas foram aprovadas em assembleia mão não em nome do dono da administração ***** ***** *****, é até uma vergonha um administrador falar que é correto emitir norta em nome de terceiros.