Registro irregular de ata de assembleia sem validação da secretária eleita

À
Sra. VIRGINIA GERMANI

Prezada Senhora,

GRUPO RODRIGUES SOLUTIONS,, por seu representante legal, vem, respeitosamente, apresentar a presente resposta, pelos fatos e fundamentos a expostos.

Reiteramos que a ata registrada foi devidamente aprovada pelo PRESIDENTE DA MESA. E foi registrada sem sua assinatura, por absoluta INÉRCIA de V.Sa., senão vejamos:

I ESCLARECIMENTO INICIAL

Inicialmente, cumpre esclarecer que a notificação encaminhada por V.Sa. parte de premissas equivocadas quanto à atuação do Grupo Rodrigues Solutions.

O Grupo Rodrigues Solutions não exerce a função de administradora do Condomínio Edifício Studio Costa Smeralda, atuando exclusivamente como empresa de assessoria condominial contratada para prestar suporte técnico e operacional à gestão do condomínio.

Não compete à assessoria condominial deliberar em assembleias, definir unilateralmente o conteúdo das manifestações dos condôminos, alterar resultados de votação ou substituir as atribuições legalmente exercidas pelo síndico, pelo presidente da assembleia ou pela secretária regularmente escolhida para condução dos trabalhos.

A atuação do Grupo Rodrigues Solutions sempre esteve restrita ao assessoramento técnico da gestão condominial, observando rigorosamente as deliberações aprovadas pelos condôminos e as determinações emanadas dos órgãos competentes do condomínio.

II DA CRONOLOGIA DOS FATOS E DA CONDUTA COLABORATIVA ADOTADA

A narrativa apresentada não reflete a integralidade dos acontecimentos posteriores à Assembleia Geral Ordinária realizada em 22 de abril de 2026.

Conforme demonstrado pelos registros de comunicações eletrônicas trocadas entre os envolvidos, a elaboração da ata ocorreu de forma transparente, colaborativa e pautada pela boa-fé.

Em 30 de abril de 2026, a minuta da ata foi encaminhada para análise dos integrantes da mesa da assembleia, incluindo V.Sa., que exerceu a função de secretária dos trabalhos.

Na mesma data, o Presidente da Assembleia manifestou expressamente sua concordância com o conteúdo apresentado, entendendo que a minuta refletia adequadamente as deliberações aprovadas pelos condôminos.

Posteriormente, em 02 de maio de 2026, V.Sa. apresentou observações acerca do documento.

Tais observações foram analisadas e consideradas, tendo sido promovidos ajustes e reenviado o documento para nova conferência.

IMPORTANTE: Além disso, atendendo solicitação formulada pela própria notificante, foi disponibilizada a gravação integral da assembleia para conferência dos fatos, debates e deliberações ocorridos durante a reunião.

Em 05 de maio de 2026, V.Sa. passou a sustentar a necessidade de inclusão de elementos que extrapolavam a finalidade própria de uma ata assemblear, aproximando-a de uma transcrição integral dos debates realizados.

Na mesma oportunidade, foi esclarecido que a ata não possui natureza de degravação, transcrição literal ou registro taquigráfico da assembleia, destinando-se ao registro dos assuntos tratados e das deliberações efetivamente aprovadas pelos condôminos.

Foi ainda solicitado que fossem apontados, de forma objetiva e específica, os trechos que, eventualmente, demandariam correção, complementação ou ajuste.

Entretanto, não houve apresentação de redação substitutiva, texto consolidado ou apontamentos objetivos capazes de justificar novas alterações substanciais no documento.

Diante da ausência de manifestação conclusiva, foram realizados novos contatos para obtenção de retorno.

Em 12 de maio de 2026, V.Sa. informou estar em viagem e impossibilitada de proceder à análise do documento naquele momento.

Posteriormente, em 18 de maio de 2026, nova tentativa de obtenção de posicionamento foi realizada, ocasião em que V.Sa. novamente informou que permaneceria em viagem e que somente poderia tratar da questão após 25 de maio de 2026.

Em 19 de maio de 2026, o Presidente da Assembleia reforçou a necessidade de conclusão da ata, alertando para os potenciais prejuízos decorrentes da ausência de formalização das deliberações assembleares, especialmente quanto à comprovação da eleição dos representantes do condomínio e à regular prática dos atos administrativos indispensáveis à gestão condominial.

III DA NATUREZA JURÍDICA DA ATA DE ASSEMBLEIA

A alegação de que a ata seria irregular por não reproduzir integralmente todos os debates ocorridos durante a assembleia não encontra respaldo legal, convencional ou doutrinário.

A ata assemblear não se confunde com gravação audiovisual, transcrição literal, degravação ou notas taquigráficas.

Sua finalidade jurídica consiste em registrar os assuntos submetidos à apreciação da assembleia e consignar as deliberações efetivamente aprovadas pelos participantes, permitindo a formalização dos atos e a preservação da segurança jurídica das decisões coletivas.

Exigir que uma ata reproduza integralmente todas as manifestações individuais realizadas ao longo de uma assembleia significaria desnaturar completamente sua finalidade jurídica.

Ademais, eventual interesse de qualquer condômino em consultar os debates realizados sempre esteve plenamente resguardado, uma vez que a gravação integral da assembleia foi disponibilizada para consulta e conferência.

Portanto, a alegação de omissão de debates ou ausência de transcrição integral não tem aptidão para invalidar o documento nem para comprometer a validade das deliberações regularmente aprovadas.

IV DA RESPONSABILIDADE ASSUMIDA PELA SECRETÁRIA DA ASSEMBLEIA

Cumpre destacar que a função de secretária da assembleia não constitui mera formalidade protocolar.

Trata-se de encargo assumido voluntariamente perante toda a coletividade condominial, envolvendo responsabilidades concretas relacionadas à conferência, validação e formalização da ata.

Embora regularmente escolhida para exercer tal função, V.Sa. não apresentou versão alternativa consolidada do documento, não elaborou a redação que entendia adequada e tampouco concluiu a validação da ata em prazo compatível com as necessidades administrativas do condomínio.

Ao contrário, informou reiteradamente sua impossibilidade de análise em razão de viagens e compromissos particulares.

Evidentemente, compromissos pessoais são legítimos e merecem respeito.

Todavia, não podem servir de fundamento para impor ao condomínio a paralisação de sua gestão administrativa nem justificar o adiamento indefinido da formalização das deliberações regularmente aprovadas em assembleia.

A coletividade condominial não pode permanecer em estado de insegurança jurídica em razão da indisponibilidade pessoal de um dos integrantes da mesa dos trabalhos.

V DA NECESSIDADE DE FORMALIZAÇÃO E REGISTRO DA ATA

A Assembleia Geral Ordinária realizada em 22 de abril de 2026 deliberou sobre matérias essenciais à administração do condomínio, dentre elas:

A) aprovação das contas;

B) eleição do síndico;

C) eleição do subsíndico;

D) eleição do conselho consultivo;

E) aprovação da previsão orçamentária.

Tais deliberações exigiam imediata formalização documental para produção de seus efeitos perante terceiros.

A própria Convenção Condominial estabelece que as deliberações das Assembleias Gerais devem ser formalizadas em ata e posteriormente disponibilizadas aos condôminos.

Não se tratava, portanto, de mera questão burocrática.

A ausência de formalização e registro da ata impediria a adequada comprovação da eleição dos representantes do condomínio perante instituições financeiras, fornecedores, prestadores de serviços, órgãos públicos, concessionárias e demais terceiros que exigem documentação comprobatória da legitimidade dos administradores eleitos.

Havia, portanto, efetivo risco de paralisação administrativa do condomínio.

A tese sustentada por V.Sa. conduz à conclusão inadmissível de que toda a coletividade condominial deveria permanecer indefinidamente aguardando a disponibilidade pessoal da secretária da assembleia para manifestação acerca de documento cuja análise já vinha sendo solicitada há semanas.

Tal interpretação não encontra amparo na legislação, na Convenção Condominial, na razoabilidade, na boa-fé objetiva ou nos princípios que regem a administração condominial.

Diante desse cenário, após esgotadas as tentativas de obtenção de manifestação conclusiva da secretária eleita, a ata foi regularmente formalizada e levada a registro perante o 9 Oficial de Registro de Títulos e Documentos da Comarca de São Paulo, sob o n 1.476.538, em 20 de maio de 2026, garantindo publicidade e eficácia perante terceiros.

O próprio documento registrado consignou expressamente que, diante da ausência da secretária originalmente eleita para conclusão dos trabalhos, foi nomeada secretária ad hoc para formalização do ato.

A providência adotada não decorreu de arbitrariedade, mas da necessidade concreta de assegurar a continuidade da administração condominial, a efetividade das deliberações regularmente aprovadas e a preservação dos interesses da coletividade de condôminos.

VI DA IMPROCEDÊNCIA DAS ALEGAÇÕES

A mera divergência acerca do conteúdo ou da extensão do resumo constante de uma ata de assembleia não possui aptidão para caracterizar falsidade documental ou qualquer ilícito penal.

Especialmente quando:

A) existe gravação integral da assembleia;

B) a minuta foi previamente submetida à análise dos integrantes da mesa;

C) foram promovidos ajustes solicitados;

D) foram realizadas diversas tentativas de obtenção de manifestação conclusiva;

E) inexiste qualquer demonstração de intenção de alterar a verdade dos fatos ou causar prejuízo a terceiros.

A referência ao artigo 299 do Código Penal (contido na notificação) mostra-se, portanto, manifestamente inadequada ao contexto fático existente.

A simples divergência interpretativa acerca da redação de uma ata não autoriza a formulação de imputações de natureza penal, especialmente quando inexistente qualquer elemento indicativo de [Editado pelo Reclame Aqui], dolo ou falsificação.

VII DA ALEGAÇÃO DE AUSÊNCIA DE REGISTRO DE PARTICIPANTES

A notificação também faz referência à suposta ausência de registro de participante da assembleia.

Todavia, eventual divergência acerca de lista de presença, participação em debates ou registros acessórios não altera a validade das deliberações aprovadas nem afasta a legitimidade do procedimento adotado.

Ainda que houvesse qualquer necessidade de esclarecimento complementar, tal circunstância jamais teria o condão de justificar a paralisação da formalização da ata ou a suspensão dos efeitos das deliberações regularmente aprovadas pelos condôminos.

VIII CONCLUSÃO

Diante de todo o exposto, o GRUPO RODRIGUES SOLUTIONS rejeita integralmente as alegações formuladas na notificação extrajudicial encaminhada por V.Sa.

Os fatos demonstram que houve ampla colaboração, transparência e boa-fé na condução dos trabalhos relacionados à elaboração da ata.

Houve encaminhamento da minuta, realização de ajustes, reenvio do documento, disponibilização da gravação integral da assembleia e sucessivas tentativas de obtenção de manifestação conclusiva.

O que efetivamente ocorreu foi a ausência de validação da ata pela secretária eleita dentro de prazo razoável, circunstância que não poderia impedir indefinidamente a formalização das deliberações aprovadas nem comprometer a continuidade da administração condominial.

A formalização e o registro da ata constituíram providência necessária, legítima e indispensável para assegurar a regular representação do condomínio, a eficácia das deliberações assembleares e a preservação dos interesses da coletividade condominial.

Registra-se, por fim, que a presente resposat é encaminhada em resposta à correspondência recebida, sem qualquer reconhecimento da obrigatoriedade do prazo unilateralmente fixado na notificação original, servindo exclusivamente para esclarecer os fatos e resguardar os direitos e a reputação profissional do Grupo Rodrigues Solutions.

Atenciosamente,

GRUPO RODRIGUES SOLUTIONS