Péssima gestão e desorganização da Guillaumon como administradora de condomínio

Prezado Sr. Mauricio,

Lamentamos profundamente a impressão que demonstrou sobre os serviços da Guillaumon. Reconhecemos que toda operação de serviços está sujeita a falhas e ao longo de nossos 38 anos de atuação em administração de condomínios, nunca nos esquivamos de assumir a responsabilidade por eventuais erros e não teríamos problema em fazê-lo, mas entendemos que não se trata disso nos casos em questão.

A implantação de seu condomínio enfrentou diversos problemas com origens fora do nosso alcance, que também afetaram o nosso trabalho e que inclusive culminaram com a troca de síndico. O novo síndico eleito, por sua vez, vem apontando falhas da gestão anterior que, talvez por desconhecimento da totalidade dos fatos, vêm sendo erroneamente atribuídas a nós.

Não buscamos nos eximir de responsabilidade, porém é importante reconhecer que há responsabilidades compartilhadas e interdependência nas relações. Sem a pretensão de encerrar o diálogo, a seguir apresentamos alguns esclarecimentos que esperamos possam ajudar a compreender melhor as raízes dos problemas alvos das críticas.

1)Defasagem e ausência de contas na arrecadação do consumo de concessionárias
Na assembleia de instalação do condomínio foi deliberado pelos condôminos que as contas de concessionárias seriam arrecadadas nos boletos de acordo com o valor cobrado nos meses anteriores, informados pelas próprias empresas. Isso sempre foi seguido.

Contudo, para algumas contas não nos foram passados os dados de acesso (número do cliente, login e senha). Assim, não tínhamos como solicitar as contas às empresas ou entrar em algum portal e acessá-las ou recuperá-las.

Apesar de nossos esforços e reiterados pedidos, nunca recebemos essas informações. Nós chegamos inclusive a questionar o condomínio se nas visitas de leitura os técnicos das concessionárias não deixavam as contas. A resposta foi que as concessionárias estavam passando para fazer a leitura, mas as contas nunca chegaram.

2)Atraso na emissão dos boletos
Como tratado em comunicado enviado aos condôminos, o banco Itaú apurou que o representante legal do condomínio (síndico) concedeu simultaneamente a 2 empresas administradoras de condomínio os poderes para acesso às contas. Isso gerou duplicidade e inconsistência no sistema do banco, o que impediu a liberação das emissões dos boletos no prazo correto. O comunicado do próprio banco esclarecendo a questão foi postado no portal que é de acesso de todos os condôminos.

3)Suposto erro em rateios diversos
Há questionamentos difusos em relação a erros nos valores de rateios nos boletos emitidos. Reforçamos que todos os valores aplicados em rateios constam nas atas de assembleia conforme deliberações dos condôminos e inclusive estão disponíveis para consulta no portal da administradora.

4)Responsabilidade da Administradora sobre a falta de caixa
Há alegações de que a administradora tenha causado a falta de recursos no caixa do condomínio. Tal alegação é infundada, pois a administradora não define valores a serem arrecadados, tampouco as despesas a serem realizadas. No lado da arrecadação, os rateios são definidos pelos condôminos em assembleia e foram rigorosamente aplicados pela administradora. No lado das despesas, todas as contas que foram pagas possuem aprovação formal do representante legal.

Além disso, a administradora disponibilizou relatórios gerenciais de arrecadação, despesas, demonstrativos de orçado vs realizado, contas pagas, bem como respectivos comprovantes ao síndico, conselho e moradores (através do portal do condomínio). Neles podem ser analisados desvios de arrecadação ou de despesas em relação ao previsto e permitir que a gestão (síndico e conselho) replanejasse gastos e tomasse eventuais providências.

5)Baixa qualidade de informações apresentadas nas Assembleias
Outras críticas dizem respeito à qualidade das informações levadas para assembleia. Ressaltamos que os temas da Assembleia não são definidos pela administradora. Quando pertinente ou quando solicitada, a administradora orienta sobre formação da pauta e auxilia na elaboração dos materiais. Ou seja, a administradora tem um papel auxiliar e consultivo na preparação das assembleias.

Esperamos que as informações acima tenham esclarecido os desafios enfrentados no condomínio. A intenção aqui foi tentar abranger todos os pontos levantados nas reclamações. Reforçamos a seriedade e compromisso da Guillaumon com nossos clientes. Continuaremos atuando no condomínio em questão com diligência máxima e se for identificada alguma falha que tenha sido causada pela Guillaumon, responderemos por isso.

Seguimos à disposição para elucidar os fatos até que as dúvidas se esgotem. Caso ainda haja pontos que não tenham ficado claro o suficiente, por favor, escreva para ******* e entraremos em contato.

Atenciosamente,
Guillaumon