Desorganização e frustração na formatura do Colégio Santa Rosa de Lima

Prezada Senhora:

Primeiramente, lamentamos profundamente que a sua experiência na formatura não tenha correspondido às expectativas da sua família. Sabemos que esse é um momento único e carregado de significado, e por isso levamos sua manifestação muito a sério.
Avaliar um evento dessa grandeza, com tantos serviços envolvidos, equipes diferentes, logística intensa e mais de ******* profissionais trabalhando em favor do sucesso da noite, é sempre legítimo. Porém, registrar uma nota zero ultrapassa um pouco o limite do razoável, especialmente considerando que essas mais de ******* pessoas viraram noite, se dedicaram ao máximo e serviram da melhor maneira possível para entregar uma experiência bonita, segura e organizada a todos os presentes. Ainda assim, respeitamos sua opinião e esclarecemos abaixo, ponto a ponto, como tudo foi conduzido tecnicamente.

1. Controle de público e capacidade do local:
A formatura contou com ******* alunos e aproximadamente 3.******* convidados. Todo o acesso foi realizado por QR Code, sistema adotado inclusive por formaturas de Medicina, justamente para garantir segurança, organização e controle de entrada.
O clube possui capacidade para cerca de 6 mil pessoas, portanto o local estava operando com ampla margem de segurança.

2. Entradas separadas e identificação dos participantes:
Os pais e os formandos entraram por acesso lateral exclusivo para agilizar o início do baile.
Os demais convidados utilizaram a entrada principal.
Todos os menores estavam sendo identificados com pulseira menor de idade, conforme normas.
Considerando os informativos entregues antecipadamente, o cerimonial do baile estava previsto para iniciar às 23h30.
O acesso de vocês ao baile ocorreu às 23h14, em ambos os convites. O acesso foi rápido, justamente pela organização diferenciada da portaria.

3. Brinde e apresentação dos formandos:
O cerimonial do brinde e da apresentação ocorreu conforme planejado.
Do palco com 1,40 metro de altura, era possível visualizar claramente todos os formandos. Eles foram chamados individualmente, saindo de trás do cortinado, passando pelo palco, descendo a escada, pegando a taça e formando o grande círculo para o brinde.

4. Avisos e orientações durante o evento:
Antes do brinde e da valsa, foram feitos três avisos no microfone, orientando os formandos a se dirigirem ao local de concentração.
Também existe um informativo entregue previamente, com 30 dias de antecedência, contendo toda a funcionalidade e os horários previstos do cerimonial.
Pelo controle do cerimonial, sua filha acessou o palco na sexagésima quinta posição, passando antes dela 64 alunos.
Além disso, houve ensaio de formatura, onde todas as orientações foram repassadas aos alunos. E, novamente, foi entregue um novo informativo com todo o cronograma, sendo assinado o recebimento pelo formando, dando ciência das informações.

5. Espaço na pista durante o brinde e a valsa:
Nossa equipe de segurança abriu o espaço necessário na pista, como de costume. Há registros fotográficos e filmagens que demonstram a existência de espaço entre os participantes no momento do brinde.
Ainda é normal que nesse momento as pessoas cerquem o espaço para visualizarem o momento, e ele ocorre ali mesmo na pista. Não existe um tablado elevado para essa dança.

6. Sobre a valsa:
Após o brinde, ocorre a valsa, momento no qual os familiares se dirigem aos formandos. Tudo isso anunciado no palco pelo Mestre de Cerimônias.
Não há como nossa equipe conduzir manualmente cada pai ou mãe até o seu formando, especialmente em um evento coletivo com ******* alunos. No entanto, é anunciado a valsa, solicitado ao formando que busque o pai ou a mãe. Logo em seguida inicia-se a música.
Essa organização de ir até a pista e combinar com o formando compete à família. Entendemos que o tempo habitual para isso foi respeitado, tanto que antes mesmo de iniciar a valsa vários formandos já estavam na pista com seu par e foram fotografados e filmados, além de a valsa durar em média seis minutos, sendo que na primeira valsa a banda tocou uma valsa e meia, ou seja, mais de oito minutos.
Cabe à família, ao ouvir o chamado, deslocar-se para próximo da pista para esse momento que é tradicional e acontece em todos os eventos de formatura.
Levando em consideração o grande público e o número de formandos, é importante que formandos e pais leiam o cronograma, bem como acompanhem os avisos do cerimonial, pois o cerimonial não é individual, ele é coletivo, como toda festa de formatura. Ele difere de um cerimonial de casamento, no qual a cerimonialista fica o tempo todo com os noivos, por exemplo.

7. Avaliação geral do evento:
Recebemos diversos elogios ao longo da noite e após o evento e, até o momento, não tivemos relatos semelhantes ao seu. O evento foi grandioso, com mais de ******* mesas, banda, decoração, painéis de led, equipe de recepção, segurança, além de toda estrutura no primeiro momento que foi a Certificação. Ainda assim, validamos e investigamos todas as manifestações, pois cada família é importante para nós.
Reiteramos nosso respeito e nosso compromisso com a transparência, a segurança e a entrega de experiências de alto padrão características que sempre marcaram o trabalho da Marcante Eventos e Produções.
Enfatizamos que a formatura seguiu rigorosamente todo o processo acordado entre a empresa e os contratantes, inclusive nos quesitos estrutural, público, planejamento, segurança e horários. Ou seja, não ocorreu por parte da empresa qualquer descumprimento contratual.

Agradecemos o seu contato e seguimos à disposição.

Atenciosamente

Tamires Silva
Gerência
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