Pagamento antecipado sem NF, falta de transparência e descaso da Verticce na gestão condominial

1. Pagamento antecipado sem NF
O assunto já foi amplamente esclarecido em diversas oportunidades, inclusive com documentos do banco Itaú e explicações prestadas pelo síndico em Assembleia Geral. Ocorre que, em razão do feriado nacional em 01/05/*******, o sistema bancário antecipou a compensação do pagamento para 30/04/*******, procedimento automático da instituição financeira. Assim, não houve qualquer irregularidade ou antecipação voluntária por parte da administradora. A Nota Fiscal foi devidamente emitida após ciência do síndico quanto à antecipação bancária. Portanto, tudo foi feito dentro da legalidade e conforme já explanado reiteradas vezes.
2. Recolhimento de pastas
Não houve recolhimento. A administradora solicitou temporariamente os documentos físicos apenas para incluir nas pastas respostas aos questionamentos apresentados, garantindo maior organização e completude das informações.
3. Ausência de documentos
A afirmação não procede.
Comprovantes de resgates bancários constam nos extratos originais, sempre anexados às pastas.
Quanto às faturas, estas são enviadas pelas concessionárias diretamente ao condomínio. Para fins de registro e conferência, anexamos cópias extraídas via internet, sempre acompanhadas da comprovação do débito em extrato, o que valida a operação.
4. Pagamentos antes do vencimento
A prática de quitação antecipada em um dia é deliberada e visa maior segurança e transparência ao condomínio, evitando eventuais atrasos bancários.
5. Notas fiscais com descrição divergente
Não se verificou tal ocorrência nos documentos.
6. Cálculo do Fundo de Reserva
Improcede a alegação. O que ocorre é o arredondamento bancário automático em operações de CDB, já devidamente explicado em resposta anterior e demonstrado em extratos. Trata-se de operação normal do sistema bancário, sem qualquer prejuízo ao condomínio.
7. Classificação contábil do IRRF
Os valores de IRRF são corretamente lançados na rubrica contábil prevista no nosso plano de contas.
8. Resgates de aplicações com saldo em conta corrente
Os resgates são feitos levando em consideração despesas futuras já programadas, dentro da previsão orçamentária aprovada. Tal explicação também foi dada em Assembleia pelo síndico.
9. Falta de respostas aos pedidos de esclarecimento
Todos os questionamentos foram respondidos inicialmente. Posteriormente, novos pedidos foram enviados, muitos já tratados anteriormente, e ainda assim foram objeto de resposta. Portanto, não procede a alegação de descaso ou omissão.
10. Sistema ultrapassado
Para conhecimento, a Verticce opera com sistema digital, em constante atualização, além das pastas físicas, que são exigência formal para guarda documental e auditoria. Assim, não existe obsolescência ou falta de transparência.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
A Administradora Verticce reafirma que:
atua sempre em conformidade com as legislações vigentes;
mantém máxima acuidade contábil em todos os seus processos;
zela pela transparência administrativa e pela lisura de cada procedimento adotado;
responde com seriedade a todos os questionamentos, ainda que repetitivos ou infundados.
A idoneidade da Verticce é demonstrada não apenas pela regularidade de suas práticas, mas também pelo histórico de mais de 20 anos de atuação sólida no mercado condominial, sempre priorizando a boa governança, a legalidade e a confiança.
Estamos à disposição para esclarecimentos, reforçando nosso compromisso de manter uma gestão correta, ética e transparente.

Agradeço a manifestação da administradora, porém, as explicações apresentadas não afastam as irregularidades identificadas, tampouco demonstram a diligência esperada de uma empresa que se propõe a atuar com transparência e rigor contábil.

1. Pagamento antecipado sem nota fiscal
A alegação de que o assunto foi amplamente esclarecido em Assembleia não corresponde aos fatos, pois a Assembleia mencionada ocorreu antes da detecção da irregularidade, não havendo deliberação sobre o pagamento antecipado sem nota fiscal.
A justificativa de que o sistema bancário antecipou automaticamente o pagamento tampouco se sustenta, uma vez que as instituições financeiras não efetuam adiantamentos de pagamentos sem autorização expressa do titular da conta ou sem programação prévia registrada no sistema.
O crédito foi efetivado antes do vencimento contratual e sem a emissão prévia da nota fiscal, em desacordo com o contrato e com as normas contábeis aplicáveis.
Competia à administradora zelar pelo cumprimento rigoroso das datas e condições contratuais, adotando as medidas cabíveis para evitar pagamentos sem respaldo fiscal e sem autorização formal.

2. Recolhimento das pastas
Houve, sim, retirada física das pastas do condomínio, interrompendo o acesso desta conselheira e de qualquer condômino por vários dias. Além disso, as pastas digitalizadas também foram retiradas do sistema temporariamente, impossibilitando a consulta eletrônica dos comprovantes e lançamentos.
Portanto, ainda que sob o argumento de inclusão de respostas, houve interrupção no acesso integral à documentação contábil, comprometendo a transparência e a continuidade da fiscalização, o que é incompatível com os deveres de boa-fé e publicidade na gestão condominial.

3. Ausência de documentos
Afirmar genericamente que a alegação não procede não substitui a apresentação efetiva dos documentos faltantes. Foram indicados itens específicos nas solicitações formais de 10/09 e 19/09, e tais documentos continuam ausentes ou incorretamente classificados.
Comprovantes de resgate e extratos bancários são documentos distintos, e devem constar de forma independente nas pastas de prestação de contas. Observa-se que alguns comprovantes estão anexados, enquanto outros não constam, comprometendo a rastreabilidade.
Além disso, há incongruência temporal, como a conta de telefonia de fevereiro/******* na pasta de janeiro/*******, evidenciando falhas na organização e arquivamento dos documentos contábeis.

4. Pagamentos antes do vencimento
A justificativa de que a quitação antecipada visa maior segurança e transparência não encontra respaldo contratual nem técnico.
De fato, é responsabilidade da administradora evitar atrasos nos pagamentos, mas isso não autoriza a antecipação fora das condições previstas em contrato. Cada pagamento deve respeitar o vencimento acordado e estar acompanhado da documentação comprobatória.
Efetuar pagamentos antes do prazo, sem autorização expressa do Conselho ou do síndico, fere o princípio da legalidade administrativa e compromete o controle e a transparência da gestão.

5. Notas fiscais com descrição divergente
A negativa genérica da administradora não enfrenta os exemplos concretos encaminhados. Nessas solicitações, foi identificado o fornecedor e o número da nota fiscal, cuja discriminação indica Sistema Ocupacional Integrado Global/Serviços, correspondente a serviços de saúde e segurança do trabalho.
Contudo, todos os colaboradores do condomínio são terceirizados, e a despesa foi contabilmente classificada como Brigada de Incêndio/Para Raio, evidenciando incompatibilidade entre a nota fiscal emitida e a classificação contábil, comprometendo a rastreabilidade e a confiabilidade das demonstrações contábeis.

6. Cálculo do Fundo de Reserva
A análise apresentada pela administradora foi rasa e distorcida, ao confundir operações bancárias com o cálculo do percentual do fundo de reserva.
O percentual correto, conforme convenção condominial, é 5% sobre a receita condominial, mas na prática está sendo calculado, apurado e cobrado apenas 4,87%, gerando descumprimento das normas internas e prejuízo ao condomínio.
Trata-se de erro objetivo, que não depende de arredondamento bancário ou sistema financeiro, e que deve ser corrigido imediatamente para assegurar conformidade, transparência e segurança contábil.

7. Classificação contábil do IRRF
A classificação do IRRF como despesa bancária é tecnicamente incorreta, violando princípios básicos de contabilidade e gerando distorções no demonstrativo financeiro. O simples fato de constar em plano de contas próprio não o torna adequado se a natureza da despesa estiver incorreta.

8. Resgates de aplicações com saldo em conta corrente
A justificativa de que os resgates foram discutidos em Assembleia não é pertinente, pois a Assembleia tratou da análise de *******, enquanto os questionamentos se referem a *******.
Não há comprovação documental de que os resgates realizados em ******* tenham sido planejados ou aprovados previamente, nem demonstração de que o saldo em conta corrente fosse insuficiente para honrar as despesas, como exigido pelos princípios de boa governança e gestão transparente.

9. Falta de respostas objetivas
A administradora confunde quantidade de respostas com qualidade e tempestividade.
Os esclarecimentos solicitados para a pasta de janeiro, após o recolhimento das pastas, foram formalmente requeridos em 10/09/*******, mas apenas respondidos de forma insatisfatória em 03/10/*******.
Quanto à pasta de fevereiro, solicitada em 19/09/*******, até o momento não houve resposta objetiva; em 03/10/******* foram enviadas apenas respostas referentes a questionamentos anteriores, que já haviam sido respondidos de forma insatisfatória, não contemplando as solicitações atuais.
Essa demora e a falta de respostas completas comprometem a fiscalização e configuram descaso com os deveres de transparência e boa governança.

10. Sistema de gestão documental
A administradora afirma operar com sistema digital e pastas físicas, porém há diferença entre sistema digital nativo e pastas apenas digitalizadas.
No caso da Verticce, as pastas são digitalizadas, ou seja, documentos físicos escaneados e anexados a arquivos digitais, sem rastreamento, controle de acesso em tempo real ou consulta online automatizada.
Essa prática não atende aos padrões modernos de gestão condominial, compromete a transparência e dificulta o acompanhamento por conselheiros ou condôminos interessados.

Conclusão
As explicações apresentadas pela Verticce não afastam as inconsistências contábeis e procedimentais identificadas, nem demonstram atendimento efetivo às solicitações formuladas.
Reitero que o objetivo desta manifestação é garantir a regularidade da gestão, a observância contratual e o respeito aos princípios de transparência e boa governança, que devem nortear qualquer administradora séria.

Resposta da Administradora Verticce
Em resposta às alegações apresentadas, a Verticce reitera seu compromisso com a gestão condominial transparente, ética e em conformidade com os princípios da boa governança. Contudo, é necessário destacar que os comentários expostos demonstram interpretações distorcidas, acusações sem lastro técnico e uma postura claramente persecutória, que visa descredibilizar a atuação profissional da administradora. Esclarecemos os pontos a seguir:

1. Pagamento antecipado sem nota fiscal
A conselheira insiste em alegar irregularidade mesmo após os devidos esclarecimentos prestados em Assembleia e por meio de respostas formais. A afirmação de que "não houve deliberação sobre o pagamento antecipado" parte de uma interpretação equivocada dos fatos e do funcionamento operacional da gestão condominial.
O pagamento em questão ocorreu dentro dos parâmetros contratuais e operacionais. A antecipação se deu por procedimento bancário programado, já amplamente utilizado em outras gestões, e não por erro ou má-fé. Ademais, a nota fiscal foi posteriormente emitida, como permitido em operações com prestação de serviços continuados.
A tentativa de desqualificar esse processo como "sem respaldo fiscal" demonstra desconhecimento técnico e reforça a postura acusatória e infundada da conselheira.

2. Recolhimento das pastas
Não houve qualquer impedimento definitivo ao acesso documental. As pastas foram retiradas temporariamente para inclusão de respostas e atualização dos registros, sendo este procedimento comum e necessário para assegurar a completude e integridade das informações.
A alegação de que isso comprometeu a transparência é falaciosa, pois todos os documentos foram, posteriormente, disponibilizados aos condôminos e conselheiros, como sempre ocorreu.
Trata-se, mais uma vez, de exagero retórico com nítida intenção de distorcer a realidade para atacar a administradora.

3. Ausência de documentos
A Verticce tem respondido de forma objetiva e transparente aos questionamentos, com envio de documentos comprobatórios e esclarecimentos técnicos. A acusação de que há documentos ausentes ou classificação incorreta ignora os parâmetros contábeis e operacionais que regem os arquivos.
A crítica à presença de contas de fevereiro na pasta de janeiro, por exemplo, não configura falha, mas sim o lançamento de contas pagas antecipadamente conforme o ciclo financeiro, prática comum e perfeitamente justificada.
A insistência em apontar "incongruência" sem considerar a realidade da gestão financeira revela mais uma vez má-vontade interpretativa e uma tentativa de alimentar narrativas negativas sem fundamentos reais.

4. Pagamentos antes do vencimento
Todos os pagamentos realizados estão respaldados em contratos e foram feitos dentro da margem de segurança operacional, com o objetivo de evitar inadimplência e garantir a continuidade dos serviços.
A crítica ignora completamente que a gestão eficiente exige proatividade, e não há qualquer norma legal ou contratual que proíba a quitação antecipada quando há saldo disponível e justificativa operacional.
A alegação de que fere o princípio da legalidade administrativa é equivocada, desproporcional e descabida.

5. Notas fiscais com descrição divergente
As notas fiscais apresentadas estão compatíveis com os serviços contratados e realizados, sendo classificadas conforme plano de contas do condomínio. A tentativa de desqualificar a nota ao alegar "divergência de descrição" confunde classificação contábil com a descrição do prestador, o que revela mais uma vez falta de conhecimento técnico-contábil por parte da conselheira.

6. Cálculo do Fundo de Reserva
A diferença apontada (4,87% em vez de 5%) é resultado de arredondamentos automáticos do sistema financeiro, que já foram explicados. O valor integral devido ao fundo de reserva está sendo recolhido de forma proporcional e contínua.
Tratar uma diferença de décimos de percentual como prejuízo ao condomínio é uma manobra discursiva alarmista, que tenta artificialmente criar uma situação de irregularidade inexistente.

7. Classificação contábil do IRRF
A classificação do IRRF como despesa bancária foi feita de acordo com o plano de contas utilizado pela própria convenção contábil do condomínio e por diversas administradoras. Não há erro técnico.
A crítica apenas evidencia a tentativa reiterada de encontrar erros onde não há, visando alimentar uma narrativa de irregularidade.

8. Resgates de aplicações com saldo em conta corrente
Os resgates são procedimentos comuns de movimentação financeira e sempre realizados com foco na melhor gestão do caixa do condomínio. A alegação de que não houve planejamento carece de fundamento, uma vez que todas as movimentações estão devidamente registradas e documentadas.
A conselheira ignora que as decisões financeiras são de responsabilidade da administração com base na previsão orçamentária e no fluxo de caixa, não sendo necessária uma Assembleia prévia para cada operação cotidiana.

9. Falta de respostas objetivas
Todas as solicitações foram respondidas dentro do prazo possível, considerando o volume e o detalhamento exigido. A alegação de respostas insatisfatórias é subjetiva e reflete a postura permanente de insatisfação e crítica, ainda que infundada, da conselheira em questão.
O conteúdo das respostas enviadas comprova o comprometimento da administradora com a transparência, mesmo diante de solicitações repetitivas e com teor muitas vezes ofensivo.

10. Sistema de gestão documental
A administradora utiliza um sistema digital de arquivamento que atende às exigências legais e operacionais, com digitalização dos documentos e disponibilização em formato eletrônico para acesso pelos condôminos.
A crítica quanto à ausência de rastreamento é descabida, já que o controle dos acessos e organização dos arquivos segue procedimentos definidos e eficazes, garantindo total transparência e segurança.
Comparar com sistemas nativos mais robustos não torna o atual sistema irregular, apenas revela a tentativa de desqualificar a operação com base em preferências pessoais.

Conclusão
A Verticce reafirma seu compromisso com a legalidade, ética e imparcialidade na administração condominial. As alegações apresentadas revelam um posicionamento hostil e persecutório da conselheira, que insiste em desqualificar o trabalho da administradora com base em interpretações errôneas e comentários maliciosos, sem apresentar fundamentos técnicos consistentes.
Tais manifestações não apenas comprometem o ambiente institucional, mas também configuram ataques caluniosos à imagem de uma empresa que sempre pautou sua atuação com responsabilidade e respeito.
Por fim, reforçamos que estamos e sempre estivemos abertos ao diálogo construtivo, respeitoso e pautado em fatos, e não em narrativas criadas com o claro intuito de gerar desgaste e desconfiança entre condôminos e gestão.