Ferramenta de fluxo de caixa
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Ferramenta de fluxo de caixa

Atualizado em: 14/02/2023

Ter dinheiro no momento certo pode ser um problema para algumas empresas. E quem faz esse controle dentro de uma empresa é o fluxo de caixa. Porém, não é tão simples assim. Fazer o controle de fluxo de caixa é uma responsabilidade e tanto. Por isso, uma ferramenta de fluxo de caixa é o mais indicado.

O que é fluxo de caixa

O fluxo de caixa é o controle de todos os valores que entram e saem do caixa do negócio. Ou seja, todos os valores de vendas devem estar registrados nele, assim como os valores de compra de mercadoria e pagamento de despesas. Basicamente, todas as movimentações financeiras da empresa devem estar registradas no fluxo de caixa.

O controle do fluxo de caixa pode ser feito tanto por um período pré definido, como por um mês, trimestre, semestre ou ano; mas também por um período definido pela empresa. O importante é que esse processo seja feito de forma constante, ou seja, sendo atualizado diariamente. 

Como fazer o controle de fluxo de caixa

Existem duas maneiras principais de fazer o controle de fluxo de caixa: manualmente ou automaticamente. 

Manualmente significa utilizar uma planilha de fluxo de caixa ou um caderno e ir registrando toda transação assim que ela for feita. Esse processo não é indicado justamente pela quantidade de erros e falhas que pode gerar. Mas, esse método ainda é muito utilizado devido ao seu valor, que normalmente é gratuito.

Já o método automático é feito através de uma ferramenta de fluxo de caixa. Ele é o mais indicado, porque é quase a prova de erros uma vez que as movimentações financeiras são feitas de forma integrada. Ou seja, quando você faz uma venda e insere a venda na ferramenta, esse valor já consta no seu controle de fluxo de caixa. O mesmo acontece com uma compra, quando é inserida a nota de entrada de produtos, o valor de compra já consta na ferramenta de fluxo de caixa.

Ainda, com uma ferramenta de fluxo de caixa online, você não precisa se preocupar com a perda de dados. Todos os dados do negócio estão registrados na ferramenta de fluxo de caixa, na nuvem. Isto é, os dados são registrados, com criptografia de ponta, em um servidor externo. Isso significa que ninguém, além de você, pode visualizar seus dados, e que você nunca irá perdê-los. 

Como começar a fazer o controle de fluxo de caixa

O que deixa muitos empreendedores que ainda não fazem o controle de fluxo de caixa confusos, é como iniciar. Para começar, é necessário entender o que são as entradas e saídas do caixa. Ainda, é importante ressaltar que o caixa pode ser tanto o caixa físico quanto contas em banco, por exemplo. E, na ferramenta de fluxo de caixa, você consegue ter especificado o que está em cada lugar, da onde sai e para onde entra.

Entradas

As entradas são os valores recebidos por um negócio. Os exemplos mais comuns de entradas são a venda de produtos ou serviços. Mas, qualquer outro tipo de valor que entra no caixa pode ser considerado uma entrada. 

Essas entradas do fluxo de caixa também podem ser chamadas de receitas. Alguns exemplos de receitas são:

  • pagamento de uma venda;

  • pagamento de duplicatas;

  • empréstimos ou financiamentos;

  • novos sócios com novo capital.

Saídas

Também chamadas comumente de despesas, as saídas são todos os valores que saem do caixa. Normalmente, a maior parte desse valor são de despesas operacionais, uma vez que essa engloba custos de aluguel, salário de funcionários e outros.

Mas elas não param por aí. No fluxo de caixa, também são consideradas saídas qualquer pagamento que é realizado, seja ele de impostos, comissão de funcionários e água.

Alguns desses valores são fixos, como aluguel, luz, telefone e a folha de pagamento. Essas são despesas fixas porque são responsabilidades mensais do dono do negócio. Entretanto, ainda existem as despesas variáveis. Entre essas podemos citar fornecedores de compras feitas naquele período e algum conserto ou serviço momentâneo e talvez emergencial.

Como uma ferramenta de fluxo de caixa pode ajudar um negócio

O fluxo de caixa é a visão de todo o financeiro de um negócio, assim, se não existir essa visão e esse controle, também não existe controle financeiro.

Mas, além disso, existem outros benefícios que uma ferramenta de fluxo de caixa pode trazer para uma empresa. Como, por exemplo, melhorar o controle financeiro, se ele já existe, e planejar o futuro.

  • Melhorar o controle do dinheiro: é possível claramente quais os valores que entram e saem e quando essa transação é realizada.

  • Planejar o futuro: com uma visão mais clara do financeiro, se sabe quais são as melhores estratégias e quando aplicá-las.

Ferramenta de fluxo de caixa

A melhor ferramenta para fazer o controle de fluxo de caixa é um sistema automatizado, o eGestor.

Ele integra todas as informações de pagamento e recebimento da empresa com o financeiro, com o controle de estoque, a emissão de notas fiscais e muito mais. Essa integração permite que a empresa possa ser administrada com excelência.

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Importância da gestão empresarial

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Na verdade, a aplicação adequada da gestão é crucial para o sucesso de uma empresa, pois ajuda a controlar suas diversas áreas. O processo de gestão envolve a identificação de erros que foram cometidos no passado ou que possam ser cometidos no futuro, estabelecendo objetivos claros, identificando as melhores formas de atingir esses objetivos e direcionando as equipes de trabalho para maximizar seu desempenho e minimizar desperdícios. Sem um sistema de gestão adequado, os erros podem se repetir e a empresa pode ficar para trás. Por isso, é importante identificar as áreas em que a gestão pode ajudar a otimizar o tempo e os recursos da empresa. Gestão e administração financeira A gestão financeira é relacionada com o controle das entradas e saídas de recursos da organização. Essa área de gestão é responsável por planejar, controlar e monitorar as finanças da empresa, garantindo que os recursos sejam utilizados de forma eficiente e que os objetivos financeiros da empresa sejam alcançados. Isso inclui atividades como análise de investimentos, gestão de fluxo de caixa , elaboração de orçamentos, gestão de crédito e cobrança, análise de rentabilidade, entre outras. O objetivo da gestão financeira é garantir que a empresa tenha recursos financeiros suficientes para cumprir suas obrigações e investir em seu crescimento, mantendo uma situação financeira saudável e equilibrada. Por isso, a gestão financeira é essencial para o sucesso e a longevidade de qualquer empresa. Gestão de marketing A gestão de marketing é uma área de gestão que se dedica a planejar, coordenar e controlar as atividades relacionadas ao marketing de uma empresa ou organização. O objetivo da gestão de marketing é criar estratégias e ações que visam aumentar a visibilidade da empresa, atrair novos clientes, fidelizar os clientes existentes, gerar mais vendas e aumentar o lucro . Para isso, a gestão de marketing utiliza uma série de técnicas e ferramentas, incluindo pesquisa de mercado, análise de concorrência, planejamento de produtos e serviços, definição de preços, promoção de vendas e distribuição de produtos. Além disso, a gestão de marketing também é responsável por monitorar o desempenho das estratégias adotadas, avaliar o retorno sobre o investimento em marketing e ajustar as ações de acordo com as mudanças do mercado e das necessidades dos clientes. A gestão de marketing é uma área fundamental para o sucesso de uma empresa, pois é responsável por criar a imagem da empresa na mente dos clientes e definir como ela será percebida no mercado. Por isso, é importante que as empresas invistam em uma gestão de marketing eficiente e alinhada com os objetivos estratégicos da organização. Gestão de produção A gestão da produção é o controle de todo o processo produtivo, que pode envolver desde a extração e separação das matérias primas até a transformação dessas em produtos finais e a sua venda. A gestão de produção é especialmente importante para as indústrias, visto que a qualidade de todas as operações destas dependem de um bom planejamento da gestão de toda sua produção. O principal objetivo desse tipo de planejamento é maximizar a eficiência do uso dos recursos da empresa, para que assim não haja desperdícios e consequentemente, custos desnecessários. Gestão logística Gestão logística é o processo de planejamento, implementação e controle eficiente e eficaz do fluxo de materiais, produtos e informações em uma empresa ou organização. A gestão logística é fundamental para garantir que os produtos certos estejam disponíveis no momento certo, no lugar certo, na quantidade certa e nas condições certas, ao mesmo tempo em que maximiza a eficiência e minimiza os custos. A gestão logística envolve várias atividades, incluindo planejamento de demanda, planejamento de estoque, transporte, armazenamento, gerenciamento de pedidos e atendimento ao cliente. Também pode incluir a gestão de fornecedores, fabricação e distribuição. Além disso, a gestão logística está cada vez mais relacionada à tecnologia, como o uso de sistemas de informação e automação para otimizar os processos logísticos. Uma boa gestão logística pode ajudar a empresa a melhorar a satisfação do cliente, reduzir os custos de estoque, aumentar a eficiência da cadeia de suprimentos, melhorar a qualidade dos produtos e serviços, além de proporcionar uma vantagem competitiva no mercado. Métodos de gestão Algumas ferramentas que ajudam bastante na hora de realizar a gestão da empresa são: Ciclo PDCA: PDCA significa Planejamento, Execução, Controle e Ação (do inglês Plan, Do, Check, Act). É um método de gestão que envolve estabelecer metas específicas, que podem ser de curto, médio ou longo prazo. A partir disso é feito o acompanhamento dos resultados e a implementação de melhorias baseado no que está sendo feito. OKR: OKR significa Objetivos e Resultados Chave (da sigla em inglês Objectives and Key Results). Esse é um sistema de definição e rastreamento dos resultados de uma organização. Assim, ele auxilia na gestão por meio do acompanhamento constante da efetividade das atividades definidas para cada indivíduo. Ao implementar o método OKR, as empresas podem definir objetivos ambiciosos e claros, melhorar a comunicação e colaboração entre as equipes, monitorar o progresso em tempo real e tomar decisões mais informadas com base em dados e resultados. eGestor: a utilização de um sistema de gestão empresarial pode melhorar muito a eficiência da sua empresa. Nesse sentido, o eGestor é uma solução que lhe fornece uma variedade de ferramentas que facilitam a gestão das atividades, como controle de vendas, compras, financeiro, estoque e emissão de notas fiscais. Tudo isso de forma simplificada e online. O eGestor é certamente a ferramenta de gestão que você precisa para diminuir o retrabalho e melhorar seu controle.

21/03/2023

Importância do controle de vendas

A gestão eficiente de uma empresa, independente do seu tamanho, precisa incluir medidas de controle. É a partir delas que podemos mensurar a eficiência das decisões estabelecidas pela gestão. Por isso, nunca é demais lembrar medidas que ajudem neste sentido. Você sabe, por exemplo, a importância do controle de vendas para as empresas? Se tiver qualquer dúvida sobre o assunto, então este artigo é ideal para você! Explicaremos em detalhes como um controle adequado dessa atividade aprimora as operações e processos de planejamento de uma organização. Quer maior previsibilidade financeira para o seu empreendimento? Esta é uma forma de alcançar. É claro que para funcionar, o controle demanda que as etapas do seu processo de vendas sejam acompanhadas de perto. Apenas assim o seu negócio poderá se tornar mais competitivo frente ao mercado, utilizando recursos de forma planejada e consciente. Lembre-se sempre que medir e gerenciar são duas atividades que andam lado a lado. Ainda confuso e incerto quanto ao controle de vendas e a forma como ele é realizado? Então vamos começar esclarecendo melhor este conceito antes de tratar da sua importância. Confira! O que é o Controle de Vendas? Controle de vendas refere-se a uma sequência de ações que são desenvolvidas em prol de melhorar as vendas, com foco na organização dos processos comerciais. Essa estratégia engloba diversos setores da empresa, aumentando a ordem dos processos, desde o recebimento da matéria prima até o envio para o cliente final. Assim, é válido ressaltar que o controle de vendas é utilizado para planejar ações, coletando e armazenando informações que permitem a tomada de decisões. Essas decisões são baseadas no histórico de negociações. Entenda melhor o conceito de controle de vendas Quando falamos no conceito de controle de vendas , devemos entendê-lo como uma ferramenta que não se restringe à contagem de negócios fechados. Ademais, as planilhas e relatórios são apenas os meios por onde chegamos ao controle. Este deve compreender a coleta de todos os dados que se relacionam com as vendas. Sendo assim, devemos observar compras, estoque, precificação e várias outras atividades. Em resumo, tratamos desde o orçamento até as etapas que envolvem a venda propriamente dita. A eficiência da ferramenta depende de sua amplitude. Pois, deste modo, ela pode oferecer indicadores para decisões em qualquer etapa do processo de vendas. É possível, inclusive, trabalhar com dados absolutos ou segmentados. Partindo do segundo grupo, por exemplo, definimos meios de fazer aquisições mais vantajosas. Um processo que influenciará no preço e qualidade dos produtos oferecidos ao consumidor final. Essa descrição nos ajuda a entender a importância do controle de vendas para as empresas. A importância de bancos de dados na implantação Como a importância do controle de vendas para as empresas é altamente estratégica, é recomendável que se crie um banco de dados dos clientes. Isto permite que a gestão elabore medidas personalizadas para atender às diferentes necessidades do público. Igualmente importante para estabelecer o controle de vendas é mapear a atividade. Ou seja, determinar o que foi vendido em certo período de tempo e para quem. É a partir desta medida em particular que podemos reconhecer os itens mais vendidos. Além, é claro, dos dias e locais com maior volume de vendas. Quais as vantagens do controle de vendas? O controle de vendas é uma das peças mais importantes da gestão comercial, visto que por meio dele é possível alavancar o negócio. Porém, trata-se de uma atividade complexa que exigirá de você dedicação e esforço. Entretanto, com um sistema de gestão certo, você poderá fazer um controle de vendas sem muitas preocupações, visto que diversos processos se tornam automatizados. Um bom exemplo de um sistema de gestão é o eGestor , além do controle de vendas, esse software permite que você faça também o controle financeiro, controle de estoque, além de emitir relatórios e notas fiscais, entre outras funcionalidades. Confira as principais vantagens que você pode obter por meio do controle de vendas. São elas: 1 - Informações centralizadas O primeiro passo para iniciar o controle de vendas é organizar os clientes, centralizando seus dados e informações de uma forma que facilite os demais processos. Você pode fazer isso através de planilhas de ou de um sistema como o exemplo que foi dado anteriormente. Veja informações importantes para esse processo: Nome; Telefone; E-mail; Redes sociais; Nome da empresa; Cargo; Site da empresa; Blog. 2 - Fluxo de caixa simplificado O fluxo de caixa se torna organizado e simples com um bom controle de vendas porque as entradas e saídas de valores financeiros se tornam constantes, ou seja, as informações obtidas no fluxo de caixas são condizentes com aquilo que está acontecendo na empresa em tempo real. Dessa forma, as tomadas de decisões se tornam assertivas, uma vez que você sabe exatamente aquilo que foi comprado naquele mês. 3 - Histórico detalhado Outra vantagem do controle de vendas é o histórico de relacionamento com o cliente de forma detalhada. Pois ele permite que você dê continuidade ao atendimento em qualquer momento, entendo quais foram os problemas resolvidos e quais ainda estão pendentes. Além disso, é importante que esse histórico detalhado seja desenvolvido com cada cliente, assim todos os contatos irão ficar armazenados. 4 - Aumento na produtividade Como todos os processos são cuidadosamente controlados e documentados, é possível eliminar as falhas e otimizar as vendas. Assim, as vendas aumentam significativamente, além de aumentar a taxa de conversão. 5 - Dados confiáveis sobre o desempenho Não existe nenhuma área na empresa onde o desempenho seja mais cobrado do que nas vendas, onde é comum vermos metas a serem alcançadas. O controle não deve se limitar somente à quantia que foi vendida, mas também quais caminhos os vendedores utilizam para chegar nesse resultado. Por exemplo, quantas visitas foram feitas, quantas vezes o vendedor ligou. Assim, com todas essas informações, vai ficar bem mais fácil de administrar o controle de vendas. Considerações finais Em suma, é necessário que todos trabalhem em conjunto, exercendo as funções de forma otimizadas e interligadas. É importante que todas as equipes sejam integradas, assim cada uma saberá exatamente qual é o seu papel no desenvolvimento das tarefas. Além disso, as equipes devem ser capacitadas para saber como fazer um controle de vendas, e também saber como devem ser utilizadas as ferramentas para controle desses processos.

05/09/2023