Durante o fechamento de folha, é preciso revisar cuidadosamente as marcações dos colaboradores, assim como pendências, assegurando que as horas trabalhadas, as faltas e as horas excedentes sejam contabilizadas corretamente nos relatórios.
Importante: o formato da folha de ponto e saldos gerados são definidos na regra de ponto e escala.
Neste artigo, você entenderá:
Dashboard: aprove pontos, motivos pendentes e veja alertas
Apropriação de Horas: tratativas de ponto (lançamento ou exclusão)
Afastamentos (para contas com o menu ativo)
Emissão de relatórios (folha de ponto, banco de horas, hora extra e outros)
Como definir fechamento (trava) de ponto e impedir alterações indesejadas?
Como armazenar o relatório da folha de ponto?
Como enviar folha de ponto para assinatura?
Precisa realizar outros processos? (feriados, eventos de sistema de pagamento, regras e escalas)
Precisa de mais ajuda? Confira os canais de atendimento!
1. Dashboard: aprove pontos, motivos pendentes e veja alertas
Na tela inicial do sistema, clique no botão Dashboard.
Agora, observe as incongruências de:
Pontos:
Clique na caixa e você poderá visualizar registros de pontos que estão pendentes de sua aprovação.
- No campo Filtro, insira as informações do colaborador desejado, data necessária e clique no botão Consultar ou role para o final da página onde estarão os ponto pendentes em aberto.
Caso não apareça a justificativa, clique no ícone de engrenagem para descobrir a razão e, depois, clique em Aprovar ou Reprovar para validá-la.
Para entender todos os detalhes, leia o artigo:
Ajustes:
Clique na caixa e você verá os motivos de ajuste (como folga, compensação, abono) solicitado pelo colaborador e aprovar ou reprovar.
- No campo Filtro, insira as informações do colaborador desejado, data necessária e clique no botão Consultar ou role para o final da página onde estarão os ajustes de ponto em aberto.
Analise os pedidos e, em seguida, clique em Aprovar ou Reprovar para validá-los.
Para entender todos os detalhes, leia o artigo:
Inconsistências:
Clique na caixa e confira os alertas configurados na conta acerca da rotina do colaborador (como faltas, ponto aberto, ausência de intervalo ou excesso de horas extras ).
No campo Filtro, insira as informações do colaborador desejado e Clique no botão Reanalisar para atualizar as informações.
Clique no botão Consultar ou role para o final da página onde estarão as inconsistências em aberto.
Caso esteja ok, confira a razão e clique no ícone de correto (✓).
Caso precise verificar quais são as inconsistências, clique no ícone de lupa (🔍). Você será redirecionado para a página de Apropriação de Horas, para continuar o processo.
Atenção: para entender o motivo das inconsistências, leia os campos tipo e comentário.
Para entender todos os detalhes, leia o artigo:
2. Apropriação de Horas: tratativas de ponto (lançamento ou exclusão)
Na tela de apropriação de horas é possível registrar e categorizar as horas trabalhadas pelos colaboradores, permitindo a análise de jornadas e ajustes necessários para que os pontos saiam corretamente na folha de ponto.
Na parte superior da tela inicial, clique no atalho Apropriação de Horas.
Utilize a caixa Filtro para buscar o colaborador necessário.
Selecionar os três pontos no dia desejado, clique na opção Lançar Ponto em Atraso ou Lançar motivo de ajuste.
Importante: a tratativa é individual, pesquise por cada colaborador e período. Assista também o vídeo tutorial.
Lançar ponto em Atraso:
Para registrar pontos que não foram lançados no horário correto.
Selecionar os três pontos (⋮) no dia desejado, clique na opção Lançar Ponto em Atraso.
Coloque a Justificativa, Data, Hora, Documento em Anexo e Observação (Caso necessário).
Valide a ação em Salvar.
Para excluir um ponto, clique no ícone de X ao lado do registro correspondente.
Para atualizar os dados, clique no ícone de setas de reprocessar (⭾).
Para mais detalhes, leia o artigo:
Lançar motivo de ajuste:
Essa ação permite registrar justificativas para abonar, gerar faltas e absenteísmo ou não, por motivos como sobreaviso, compensação de horas ou outros.
Selecionar os três pontos (⋮) no dia desejado, clique na opção Lançar motivo de ajuste.
Coloque a Motivo, os períodos, Documentos em Anexo e Observação (Caso necessário).
Valide a ação em Salvar.
Para mais detalhes, leia o artigo.
Importante: é possível gerar relatórios e verificar o que já foi tratado ainda nessa página, clique no botão Imprimir e escolha a opção: Folha de Ponto, Horas Extras, Banco de Horas.
3. Afastamentos (para contas com o menu ativo)
Esse menu é uma nova funcionalidade da Sólides para o registro de atestados médicos e outros afastamentos. Tanto colaboradores quanto gestores podem registrar afastamentos, permitindo um acompanhamento fácil e eficiente pela liderança.
Importante: caso o menu de afastamentos não esteja liberado em sua plataforma, o lançamento e aprovações devem ser realizados como motivo de ajuste. Como apresentado no item 2.
Lançar um novo afastamento
Para lançar um novo afastamento de determinado colaborador, basta seguir os passos:
Acesse a Solução de DP da Sólides;
No menu lateral, vá até Ponto, escolha a opção Controle de Ponto e, depois, clique em Afastamentos;
Clique na opção Lançar Afastamento, e preencha todos os dados necessários.
Lembre-se de que todos os dados sinalizados com asterisco (*) são obrigatórios ser preenchidos, sendo eles: Colaborador, Tipo afastamento, Data de início, Tempo ausente, Dias afastado.
Validar afastamentos lançados pelos colaboradores
Para contas com o menu afastamentos ativo, o colaborador pode lançar atestados médicos ou outros afastamentos maiores por ele, e o gestor poderá aprová-lo ou não. Siga os passos:
No menu lateral, vá até Ponto, escolha a opção Controle de Ponto e, depois, clique em Afastamentos;
Verifique os novos afastamentos ou utilize a opção de Busca Avançada para filtrar os afastamentos ainda em análise;
Clique na ícone ao lado esquerdo do nome do colaborador;
Vá até a parte inferior da tela, e clique em Aprovar ou Reprovar, conforme necessário.
4. Emissão de relatórios (folha de ponto, banco de horas, hora extra e outros)
Pronto, com todos os passos anteriores realizados, você pode seguir para a emissão de todos os relatórios necessários. Você encontrará todos eles em:
- No menu lateral, clique em Ponto, escolha a opção Relatórios.
Assista ao tutorial em vídeo para entender como emitir e interpretar os relatórios:
Relatório de Folha de Ponto
No menu lateral, clique em Ponto, escolha a opção Relatórios e, depois, clique em Folha de Ponto.
Selecione as informações solicitadas, habilite a opção Saldo de Banco de Horas e clique no botão Gerar Relatório.
Na caixa Selecionar Colaborador, é possível filtrar por um colaborador específico. Você poderá gerar o relatório detalhado e/ou compacto. Para isso basta clicar no botão desejado.
Na listagem que aparecerá ao final da página, clique no ícone de nuvem, disponível na coluna Ações, para baixar os relatórios. É possível enviar os arquivos para o e-mail vinculado à conta. Para isso, clique no botão Enviar por e-mail. Os e-mails não são enviados para cada um dos colaboradores, mas sim para o administrador da conta, ok?
Relatório de Banco de Horas:
No menu lateral, clique em Ponto, escolha a opção Relatórios e, depois, clique em Banco de Horas / Hora Extra.
Selecione a opção Banco de Horas.
Selecione pelo menos um filtro para fazer a consulta, é possível filtrar por um colaborador específico.
Clique em Gerar Relatório.
Observação: caso queira gerar o relatório seja desde o início da vigência, habilite a opção Buscar desde o início da vigência?
Relatório de Horas Extras:
No menu lateral, clique em Ponto, escolha a opção Relatórios e, depois, clique em Banco de Horas/Hora Extra.
Mude para a aba Horas Extras, filtre conforme necessário e clique no botão Gerar Relatório.
Para saber entender mais detalhes ou queria tirar um relatório em lote, leia o artigo:
5. Como definir fechamento (trava) de ponto e impedir alterações indesejadas?
Após o fechamento mensal da folha de ponto, é possível habilitar o controle de fechamento da folha de ponto para impedir novas alterações (ponto, escala, ajustes, quitação, etc.) para datas anteriores à data de fechamento.
Faça login na plataforma web.
No menu lateral, clique em Pontos, escolha a opção Controle de ponto e, depois, clique em Fechamento de ponto.
Na página seguinte, insira a data do fechamento.
Para validar a ação, clique no botão Salvar e, em seguida, em Sim.
Para entender mais detalhes do processo, leia o artigo:
6. Como armazenar o relatório da folha de ponto?
É importante que você sempre salve todas as folhas de pontos e relatórios emitidos. Para isso, você pode seguir de duas maneiras:
Em seu computador:
Organize seus arquivos criando uma pasta com o nome do relatório, por exemplo: “Folha de Ponto”.
Nessa pasta, salve todas as versões já geradas, sempre nomeadas com o mês correspondente.
Se preferir, você também pode criar uma pasta separada para cada mês, especialmente se houver diversos relatórios mensais.
Essa prática facilita o acesso e o controle das informações.
Caso possua ou queria contratar o módulo GED da Sólides:
O GED é a uma solução web para arquivar, gerenciar e assinar documentos de forma centralizada, segura e 100% digital, com arquivos organizados na nuvem.
Crie uma pasta com o nome do arquivo.
Envie o relatório diretamente para a pasta do GED, ou suba o arquivo e faça inserção na página.
Pronto! Pelo GED, você pode gerenciar todos seus arquivos e enviá-los para assinatura, com comprovação jurídica.
Para saber mais detalhes:
7. Como enviar folha de ponto para assinatura?
Para realizar essa ação, você precisa ter contratado os módulos específicos: Assinatura eletrônica (realizado pelo aplicativo) ou GED (Assinatura Digital). Caso não tenha, baixe o relatório e siga com os procedimentos internos da sua empresa.
Assinatura eletrônica:
No menu lateral, clique em Ponto, escolha a opção Colaborador e, depois, clique em Ass. Eletrônica Folha de Ponto.
Na próxima página, clique na aba Solicitar Assinaturas, preencha as informações necessárias e, depois, clique em Consultar.
Selecione os colaboradores que receberão a solicitação e clique no botão Solicitar Assinaturas.
Informe o período da folha que deve ser assinada e clique novamente em Enviar folha para assinatura, depois clique em OK.
Agora, será possível acompanhar o pedido.
Para mais detalhes, leia o artigo:
GED: Assinatura Digital
Ainda no processo do menu Ass. Eletrônica Folha de Ponto, após solicitar assinaturas, você pode ativar a opção Solicitar assinatura pelo GED.
Defina a data limite e confirme a ação clicando em Enviar folha para assinatura.
Os colaboradores receberão o link de assinatura por e-mail.
Para entender como realizar o processo por dentro do menu GED:
8. Precisa realizar outros processos?
Para integrar folhas de pagamento com o sistema da Sólides:
Para realizar ajustes de feriados:
Para ajustar regras de ponto:
Atenção: algumas ações, como alterar escalas ou regras de ponto, podem impactar as folhas de ponto e os saldos — inclusive os antigos.
As escalas definem a carga horária prevista de trabalho, os intervalos e a organização dos registros de ponto. Já a regra de ponto orienta o sistema sobre como calcular os saldos. Por isso, é importante ter cuidado ao realizar essas alterações.
Se não quiser que relatórios antigos sejam afetados, recomendamos criar uma nova regra ou escala e vinculá-la ao(s) colaborador(es) a partir da data desejada.
Pronto! Agora você já pode realizar o fechamento da folha de ponto dos seus colaboradores.
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Quer conhecer mais sobre o sistema? Confira nossos tutoriais em vídeo.
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