Cobrança indevida de R$ 2.000 para extração de documentos

Somos clientes da Epays há aproximadamente 2 anos e estamos em processo de encerramento do contrato.

Durante esse processo, solicitamos uma forma de realizar a extração em lote dos documentos e arquivos que já estão armazenados na plataforma, porém fomos informados de que, para isso, seria necessário pagar aproximadamente R$ 2.000,00.

O problema é que essa cobrança não foi previamente acordada conosco e não encontramos no contrato nenhuma previsão específica informando que, no encerramento, a extração em lote dos documentos teria esse custo adicional. Além disso não conseguimos pagar esse valor.

Caso não paguemos esse valor, a orientação da empresa é que façamos o download de todos os documentos manualmente, um por um.

Isso é totalmente inviável considerando que utilizamos a plataforma há cerca de dois anos e existe um volume muito grande de documentos de colaboradores e arquivos trabalhistas armazenados no sistema.

Além disso, fomos informados de que, após o distrato, esses documentos serão excluídos da plataforma em até 30 dias.

Ou seja, estamos diante da seguinte situação: ou pagamos R$ 2.000 por um serviço que não estava previsto dessa forma no contrato, ou precisamos tentar baixar manualmente, dentro de 30 dias, dois anos de documentos antes que sejam excluídos.

Questionamos também se, caso algum documento não seja extraído dentro desse prazo, seria possível solicitá-lo posteriormente. A resposta recebida foi apenas de que, conforme a LGPD, os arquivos serão excluídos em até 30 dias após o distrato.

Não estamos solicitando a continuidade da utilização da plataforma e nem pretendemos realizar novas subidas de documentos. Inclusive, fomos informados de que novos uploads em novembro poderiam gerar uma nova cobrança e, justamente por isso, não iremos inserir novos arquivos na plataforma.

Estamos apenas tentando garantir uma forma viável de retirar e preservar os documentos que já estão armazenados no sistema e que podem ser necessários futuramente para obrigações trabalhistas, conferências, fiscalizações ou outras demandas da empresa.

O atendimento nesse momento de encerramento também tem sido muito diferente do suporte oferecido durante a contratação. Estamos tentando encontrar uma solução razoável, mas até agora as alternativas apresentadas são pagar um valor elevado pela extração em lote ou realizar manualmente um processo que, pelo volume acumulado em dois anos, é impraticável.

Solicitamos que a Epays apresente uma solução razoável para a extração dos documentos já armazenados, sem impor uma cobrança de R$ 2.000 que não estava claramente prevista no contrato.

Caso a empresa mantenha a cobrança pela extração em lote, solicitamos ao menos:

- indicação expressa da cláusula contratual que prevê essa cobrança e esse valor;

- prazo suficiente para que possamos concluir a extração manual de todos os documentos;

- ou garantia de acesso posterior a documentos específicos que eventualmente não consigamos extrair dentro dos 30 dias.

Nosso objetivo é apenas encerrar a relação contratual de forma organizada e segura, sem correr o risco de perder dois anos de documentos da empresa e ter problemas judiciais futuros.